Dix ans pour la comptabilité, cinq ans pour la paie, trente ans pour l’immobilier : les délais de conservation ne suivent aucune logique unique, et c’est précisément ce qui rend l’archivage pénible. On garde tout par sécurité, les cartons s’empilent, et le jour où l’administration demande une pièce précise, personne ne la retrouve.
Une donnée a changé la donne cette année. La loi du 25 juin 2026 contre les fraudes sociales et fiscales a fait passer le délai fiscal de six à dix ans. Beaucoup d’articles en ligne, y compris des fiches officielles pas encore mises à jour, affichent encore l’ancien chiffre. Voici l’état réel des règles, délai par délai, avec les textes de référence.
L’essentiel
- Comptabilité : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, pour les livres, registres et pièces justificatives (article L123-22 du code de commerce).
- Fiscal : 10 ans depuis 2026, contre 6 ans auparavant. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 a aligné le délai fiscal sur le délai comptable.
- Social et RH : 5 ans pour les bulletins de paie, contrats de travail, registre du personnel et déclarations d’accident du travail.
- Civil et commercial : 5 ans, avec deux exceptions notables : 10 ans pour les contrats électroniques à partir de 120 €, 30 ans pour l’immobilier.
- Détruire trop tôt coûte 10 000 € d’amende par demande de l’administration restée sans réponse (article 1734 du CGI).
Sommaire
Durée conservation documents entreprise : les règles comptables et fiscales
Deux corps de règles se superposent ici, et on les confond souvent. Le code de commerce fixe une obligation de conservation. Le livre des procédures fiscales en fixe une autre, plus large, qui vise tout ce sur quoi l’administration peut exercer son droit de contrôle. Jusqu’en 2026, ces deux délais divergeaient : 10 ans d’un côté, 6 ans de l’autre. Ils sont désormais alignés.
Factures et pièces justificatives : le seuil des 10 ans
Vos factures clients et fournisseurs se conservent 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elles se rattachent. Même règle pour les bons de commande, les bons de livraison, les livres journaux et le grand livre. Le point de départ n’est pas la date de la facture mais la clôture de l’exercice : une facture de mars 2026, sur un exercice clos au 31 décembre 2026, se garde jusqu’au 31 décembre 2036.
La micro-entreprise n’échappe pas à la règle. Livre des recettes, registre des achats, factures émises : mêmes 10 ans. Si vous éditez vos documents à la main ou depuis un tableur, gardez un œil sur les mentions obligatoires, un exemple de facture de prestation de service conforme évite bien des reprises. Nos modèles de facture pour auto-entrepreneur couvrent le cas du régime micro.
Un point nouveau mérite votre attention. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. Or une facture reçue au format structuré (Factur-X, UBL, CII) doit être archivée sous sa forme d’origine. L’imprimer en PDF ne suffit pas : c’est le fichier structuré qui fait foi. Vérifiez ce que votre plateforme conserve réellement, et pendant combien de temps.
Délais fiscaux et contrôles de l’administration
Attention à ne pas mélanger deux notions que beaucoup d’articles confondent : le délai de reprise (combien de temps l’administration peut vous redresser) et le délai de conservation (combien de temps vous devez garder les pièces). Ils ne coïncident pas.
Le délai de reprise de droit commun est de 3 ans. Il s’applique à l’impôt sur le revenu, à l’impôt sur les sociétés et à la TVA (articles L169 et L176 du LPF). Pour l’exercice 2026, l’administration peut donc rectifier jusqu’au 31 décembre 2029. La CFE relève d’un délai de 3 ans également (article L174), la taxe foncière d’un délai plus court, la fin de l’année suivante (article L173). En cas d’activité occulte ou de flagrance fiscale, ce délai monte à 10 ans.
Le délai de conservation, lui, vient de changer. L’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 a modifié l’article L102 B du LPF : les livres, registres, documents et pièces soumis au droit de communication, d’enquête et de contrôle passent de 6 à 10 ans. Sont également visées les pièces justificatives ouvrant droit à déduction de TVA et les éléments constitutifs de la piste d’audit fiable.
Ce qui change concrètement
Le nouveau délai s’applique aux documents dont la période de 6 ans expire après le 1er janvier 2027. Une facture établie le 1er janvier 2021 arrive à échéance au 1er janvier 2027 et reste sur l’ancien régime. Une facture du 2 janvier 2021 bascule sur 10 ans et devra être conservée jusqu’en 2031. Autrement dit : si vous aviez prévu une purge d’archives pour 2027, annulez-la.
| Situation | Avant la loi du 25 juin 2026 | Depuis |
|---|---|---|
| Conservation comptable (L123-22 c. com.) | 10 ans | 10 ans (inchangé) |
| Conservation fiscale (L102 B LPF) | 6 ans | 10 ans |
| Droit de reprise IR / IS / TVA | 3 ans | 3 ans (inchangé) |
| Droit de reprise, activité occulte | 10 ans | 10 ans (inchangé) |
Une conséquence pratique : la question « faut-il retenir 6 ou 10 ans ? » n’a plus lieu d’être. Retenez 10 ans pour tout ce qui touche à la comptabilité et à la fiscalité, quel que soit votre régime, que vous soyez en BIC ou BNC.
5 délais incontournables pour vos documents sociaux et RH
Le volet social obéit à une logique différente : les délais y sont calés sur les prescriptions du droit du travail et de la sécurité sociale, pas sur le contrôle fiscal. Ils sont plus courts, sauf pour tout ce qui touche à la santé des salariés.
Bulletins de paie et contrats de travail
L’employeur conserve un double des bulletins de paie pendant 5 ans (article L3243-4 du code du travail). Sous forme papier ou sous forme électronique, peu importe, à condition que le format garantisse l’intégrité du document.
Le salarié, lui, n’a aucune obligation légale, mais tout intérêt à les garder sans limite de durée : c’est la seule pièce qui permette de reconstituer une carrière en cas de litige avec l’assurance retraite. Un conseil que vous pouvez transmettre à vos équipes, il coûte zéro et évite des situations pénibles vingt ans plus tard.
Contrats de travail, avenants, soldes de tout compte : 5 ans également, à compter de la rupture du contrat. Les documents relatifs aux cotisations sociales et à la taxe sur les salaires se gardent 3 ans, ce qui correspond au délai de contrôle de l’URSSAF.
Le RGPD ajoute une contrainte que l’on oublie souvent. Vous ne pouvez pas conserver indéfiniment des données personnelles sous prétexte que « ça peut servir ». Passé le délai légal, la conservation doit être justifiée par un motif précis, sinon elle devient une non-conformité en soi.
Registre unique du personnel et accidents du travail
Le registre unique du personnel se conserve 5 ans après le départ du salarié concerné. Certaines activités imposent en plus des registres sectoriels : brocante, bijouterie, rachat de métaux ou véhicules d’occasion relèvent par exemple du livre de police, avec ses propres règles de tenue et de conservation.
Les déclarations d’accident du travail adressées à la CPAM se gardent 5 ans, aligné sur la prescription en matière de sécurité sociale. Les séquelles peuvent apparaître tardivement et déclencher un recours bien après les faits.
Sur les dossiers médicaux en santé au travail et les fiches d’exposition, la durée dépend de la nature du risque et peut atteindre plusieurs décennies pour les agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction. En pratique, ces dossiers ne se détruisent pas : votre service de santé au travail vous indiquera le régime applicable à votre secteur.
| Document social ou RH | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Bulletin de paie (double employeur) | 5 ans | Édition du bulletin |
| Contrat de travail, solde de tout compte | 5 ans | Rupture du contrat |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié |
| Déclaration d’accident du travail | 5 ans | Déclaration |
| Justificatifs de cotisations sociales | 3 ans | Exigibilité des cotisations |
Comment gérer vos contrats commerciaux et vos archives civiles ?
Troisième bloc, souvent le plus mal géré, parce que ces documents ne passent ni par le comptable ni par la paie. Ils dorment dans une boîte mail ou un dossier partagé, et personne ne sait quand on peut les supprimer.
Correspondances, baux et transactions immobilières
La règle de base est de 5 ans pour les contrats commerciaux entre professionnels et la correspondance commerciale, ce qui correspond à la prescription de l’article L110-4 du code de commerce. Même durée pour les documents bancaires et les pièces de transport de marchandises.
Deux exceptions à connaître. Les contrats conclus par voie électronique à partir de 120 € se conservent 10 ans à compter de la livraison ou de la prestation. Et tout ce qui touche à l’acquisition ou à la cession de biens immobiliers et fonciers se garde 30 ans. Ces derniers, honnêtement, ne se détruisent jamais : le coût de stockage est nul comparé au risque.
Les polices d’assurance se conservent 2 ans après résiliation, et 10 ans en cas de sinistre. Côté documents juridiques, les statuts, procès-verbaux d’assemblée et pièces de constitution se gardent 5 ans à compter de la radiation de la société du RCS. Si vous cherchez à retrouver la trace administrative d’une structure, l’extrait Kbis ou un avis de situation SIREN vous donnent l’historique officiel, et la dénomination sociale exacte figurant aux statuts.
Valeur probante du numérique face aux originaux papier
Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, vous pouvez numériser une facture papier dès sa réception et ne conserver que la version dématérialisée. Trois conditions techniques encadrent l’opération : reproduction à l’identique en image et en contenu, intégrité garantie, et empreinte numérique horodatée.
Le code civil reconnaît à la copie fiable la même force probante que l’original. Reste que le juge conserve son pouvoir d’appréciation, et que l’administration peut exiger la production de l’original pour certaines pièces présentées à réquisition. C’est la raison pour laquelle beaucoup d’entreprises maintiennent un double archivage sur les documents à fort enjeu : titres de propriété, actes notariés, contrats structurants.
Un coffre-fort numérique règle le problème de l’intégrité et de la traçabilité, et accessoirement celui du dégât des eaux dans la cave. Le vrai critère de choix n’est pas le prix mensuel mais la réversibilité : vérifiez comment vous récupérez l’intégralité de vos archives le jour où vous changez de prestataire.
| Type de document | Durée légale | Texte de référence |
|---|---|---|
| Livres et registres comptables, factures | 10 ans | L123-22 c. com. |
| Pièces contrôlables par l’administration fiscale | 10 ans | L102 B LPF |
| Bulletins de paie, contrats de travail | 5 ans | L3243-4 c. trav. |
| Statuts et PV d’assemblée | 5 ans après radiation | L110-4 c. com. |
| Contrats commerciaux, correspondance | 5 ans | L110-4 c. com. |
| Contrat électronique à partir de 120 € | 10 ans | L213-1 c. consom. |
| Acquisition ou cession immobilière | 30 ans | Prescription trentenaire |
| Police d’assurance | 2 ans après résiliation | L114-1 c. assur. |
Organisation pratique et risques liés à la perte de documents
Connaître les délais ne sert à rien sans méthode de classement. Une entreprise qui garde tout n’est pas mieux protégée qu’une entreprise qui trie : elle est juste incapable de produire la bonne pièce dans le délai imparti par le vérificateur.
Méthode de tri et destruction sécurisée des archives
Bloquez une demi-journée par an, en période creuse, pour purger ce qui est arrivé à échéance. Un simple tableur avec trois colonnes suffit : nature du document, année, date de destruction autorisée. Vous saurez en un coup d’œil ce qui peut partir.
Pour la destruction physique, un broyeur reste le minimum dès qu’il y a des données personnelles. La norme DIN 66399 définit des niveaux de sécurité selon la sensibilité du contenu ; le niveau P-4 couvre la majorité des besoins d’une TPE ou PME. Une facture jetée entière dans la poubelle de tri est une fuite de données, au sens du RGPD.
Côté numérique, la suppression doit être effective : videz les corbeilles, purgez les sauvegardes concernées, et documentez l’opération. Une donnée « supprimée » qui reste dans un backup de trois ans n’est pas supprimée.
- Un index de classement, même sommaire, par nature et par année
- Une date de destruction autorisée renseignée dès l’archivage
- Un rappel annuel dans l’agenda pour la revue des échéances
- Un broyeur pour le papier, une procédure écrite pour le numérique
Conséquences juridiques et financières d’une mauvaise gestion
Les sanctions circulent sur internet avec des montants fantaisistes. Voici les chiffres réels. L’article 1734 du CGI prévoit une amende de 10 000 € en cas de refus de communication, d’absence de tenue des documents, ou de destruction avant l’expiration du délai légal. Elle s’applique par demande restée sans réponse complète, et l’administration n’a pas à prouver un préjudice.
S’y ajoute, en comptabilité informatisée, l’article 1729 D du CGI : 5 000 € pour défaut de présentation du fichier des écritures comptables, ou 10 % des droits rappelés si ce montant est supérieur. Et au-delà des amendes, le risque principal reste le rejet de comptabilité, qui ouvre la voie à une reconstitution du chiffre d’affaires par l’administration. Là, les montants n’ont plus de plafond.
Sur le terrain civil, l’enjeu est différent mais tout aussi concret : sans contrat écrit ni facture, prouver une créance devant un juge devient très difficile. Beaucoup d’impayés se perdent moins par insolvabilité du client que par absence de pièce probante.
Un expert-comptable vous cadre sur ces obligations et surveille les évolutions législatives, celle de juin 2026 en est un bon exemple. C’est un poste à intégrer dans votre budget dès le départ, au même titre que les frais évoqués dans notre article sur combien coûte la création d’entreprise.
Pour vérifier un cas précis, l’administration met à disposition un simulateur officiel de durée de conservation. Le texte de référence sur le volet fiscal est consultable sur Légifrance, articles L102 B et suivants du LPF.
FAQ sur la durée de conservation des documents
Combien de temps faut-il conserver les factures d’une entreprise ?
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné, pour les factures clients comme fournisseurs. Cette durée couvre à la fois l’obligation comptable et l’obligation fiscale depuis la réforme de 2026.
Le délai fiscal est-il vraiment passé de 6 à 10 ans ?
Oui. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 a modifié l’article L102 B du livre des procédures fiscales. Le nouveau délai s’applique aux documents dont la période de 6 ans expire après le 1er janvier 2027. Plusieurs pages officielles n’ont pas encore été actualisées et affichent toujours 6 ans.
Une facture scannée a-t-elle la même valeur qu’un original papier ?
Oui, si la numérisation respecte les conditions de l’arrêté du 22 mars 2017 : reproduction à l’identique, intégrité garantie et horodatage. L’administration reste toutefois en droit d’exiger l’original pour certaines pièces, ce qui justifie un double archivage sur les documents à fort enjeu.
Que risque-t-on à détruire un document trop tôt ?
Une amende de 10 000€ au titre de l’article 1734 du CGI, applicable pour chaque demande de l’administration restée sans réponse complète. En comptabilité informatisée, l’article 1729 D prévoit 5 000€ supplémentaires ou 10 % des droits rappelés.
Un auto-entrepreneur est-il soumis aux mêmes délais ?
Oui pour la partie comptable et fiscale : livre des recettes, registre des achats et factures se conservent 10 ans. En l’absence de salariés, les délais sociaux ne s’appliquent pas.
Peut-on conserver ses documents au-delà du délai légal ?
Oui, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Dans ce cas le RGPD impose une durée de conservation justifiée par une finalité précise, au-delà de laquelle les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Résumons. Retenez 10 ans pour la comptabilité et la fiscalité, 5 ans pour l’essentiel du social et du commercial, 30 ans pour l’immobilier. Le vrai changement de 2026 tient en une phrase : le délai fiscal a rejoint le délai comptable, ce qui simplifie la règle mais allonge la conservation de quatre ans. Si votre plan d’archivage datait d’avant juin 2026, il est à reprendre.
